AIによる文字起こし・議事録作成とは？
更新日：2024年03月11日
公開日：2023年06月30日
ビジネス界ではWebを活用したオンライン会議やオンライン商談、テレワークが普及・浸透しました。一方で、オフライン会議・対面会議のニーズも強く、現場では、オンラインとオフラインのハイブリッドワークが多く見られるようになりました。
このハイブリッドワークが拡大する中、コロナ禍のオンライン会議で注目されていたAIによる文字起こし・議事録作成機能は、さらなる注目を集めています。
目次
AIによる文字起こし・議事録作成とは何か？
AIによる文字起こし・議事録作成とは、AIが会議や商談の音声を読み取り、自動で文字起こしをしたり議事録を作成したりする機能のことです。かつての文字起こし・議事録作成とは異なり、録音した音声を聞きながら手作業で文字起こしをしたり会議後に議事録作成をしたりする必要がなく、人材不足の現場で業務効率化に貢献するツールとしてビジネス界では広く活用されています。
ツールが誕生した当初は、音声の読み取り精度が問題視されたこともありましたが、2023年現在ではAI技術が飛躍的に向上。ツールの種類や利用環境にもよりますが、日常会話程度であれば8～9割程度の読み取りが可能な状況まで技術が向上しています。
AI文字起こし・議事録作成ツールの特徴
AI文字起こし・議事録作成ツールの主な特徴を押さえておきましょう。
音声を自動的に文字起こしして議事録を作成
先に説明した通り、AIが人の会話音声を解析し、自動的にテキストデータへと返還します。返還されたテキストデータを、所定の議事録へまとめる機能も一般的に搭載されています。
返還・作成されたテキストデータや議事録は、速やかに関係者全体で共有することが可能です。業務効率化だけではなく、情報のブラックボックス化防止にも役立ちます。
音声認識精度が高い
昨今のAI文字起こし・議事録作成ツールは、AIのディープラーニングにより音声認識能力が大きく向上しています。単に人が話した会話を文字起こしするだけではなく、話者別で文字起こしすることも可能です。
文字起こしに際し、「ええと…」「あのう…」などの、いわゆるフィラー音を自動除去する機能を搭載しているツールも少なくありません。
オフライン会議の文字起こしも可能
主にオンライン会議・オンライン商談などに活用されているAI文字起こしツールですが、オフライン会議（対面会議）の場で同じツールを稼働させれば、同様に自動文字起こし・議事録作成などを行うことが可能です。
ツールの中には、ZOOMやTeams、Meetなどのオンライン会議ツールと連携させながらオフライン会議（対面会議）に活用できるタイプもあります。
録画データのライブラリ化
オンライン・オフラインのどちらで活用した場合でも、会議・商談の内容を録画してライブラリ化する機能があります。ライブラリ化することで、特定の会議・商談へのアクセスが効率化したり、手本となる商談を新人教育の材料として集約させたりなど、様々な活用法が想定されます。
AI文字起こし・議事録作成ツールを導入するメリットとは？
AI文字起こし・議事録作成ツールを導入する主なメリットを確認しましょう。
議事録作成が効率化する
議事録作成に要する工数が大幅に削減されます。
社内や自宅で行ったオンライン会議であれ、訪問先で行ったオフライン商談であれ、その内容はAIが自動的に議事録としてまとめるため、営業担当者の作業が大きく効率化するでしょう。
会議・商談が共有されて業務の属人化防止に役立つ
会議や商談の内容が、特定の従業員だけではなく全体に共有されるようになるため、社内での情報の風通しが良くなり、業務の属人化・ブラックボックス化を防ぐことができます。
上司が迅速・的確な指示を出せるようになる
部下の商談内容を上司は迅速に共有できるため、部下に対して機を逃さず的確な指示を出せるようになります。
有効な新人教育・営業研修ができる
優秀な営業パーソンの日常的な商談トーク、大きな契約を取った際の商談内容等をライブラリ化しておけば、新人教育や営業研修へ有効に活かせるでしょう。
教育・研修を受ける側は自分で教材へアクセスして学ぶ形となるため、時間や人材を使って新人研修・営業研修の場を設ける必要もありません。
オンライン・オフラインのハイブリッドワークを効果的にサポート
AI文字起こし・議事録作成ツールの特徴やメリットなどについてご紹介しました。
AI文字起こし・議事録作成ツールは、新型コロナの行動制限によるオンライン会議・商談の急速な普及に伴って拡大した側面があります。そのため、中には「オンライン会議・商談に使うツール」と認識している方が多いかもしれませんが、当ページでご紹介した通り、AI文字起こし・議事録作成ツールはオフライン会議（対面会議）でも十分に活用価値があるツールです。
オンラインとオフラインのハイブリッドワーク時代が訪れつつある今、業務効率化等に向けてAI文字起こし・議事録作成ツールを有効に活用したいものです。
